SISTEM INFORMASI DALAM SIKLUS PENDAPATAN


Kontributor : Robby Kurniawan

Apakah siklus pendapatan itu?


Siklus pendapatan merupakan serangkaian aktivitas bisnis terkait pemrosesan transaksi secara berulang-ulang mengenai pemberian barang/jasa pada pelanggan dan menerima pelunasan dari pemberian barang/jasa tersebut. Barang/jasa yang diberikan haruslah sesuai dengan kesepakatan antara penjual dan pembeli, baik mengenai waktu, tempat maupun harga yang sesuai merupakan aktivitas utama dari kegiatan siklus pendapatan. Romney (2016) menjelaskan fungsi dasar sistem informasi dalam siklus pendapatan, seperti:

  1. Memproses data menjadi informasi mengenai berbagai aktifitas bisnis, 
  2. Menyimpan informasi tersebut yang nantinya akan digunakan sebagai pendukung pengambilan keputusan, dan 
  3. Mengawasi dan memastikan keandalan informasi terhadap sumber daya perusahaan.

Apakah tujuan dari siklus pendapatan?

Siklus pendapatan bertujuan untuk mengetahui secara rinci proses diterimanya pendapatan saat terjadi penagihan kas. Perusahaan harus selalu mengevaluasi keefektifan proses dalam siklus pendapatan dan mempelajari masalah-masalah yang terjadi, sehingga data dan informasi yang diterima perusahaan dapat dipercaya dan relevan untuk digunakan sebagai bagian dalam pengambilan keputusan oleh pimpinan perusahaan. Pimpinan perusahaan memberlakukan beberapa kebijakan agar siklus pendapatan dapat berjalan dengan baik, seperti:

  1. Memastikan barang/jasa sesuai dengan permintaan pelanggan,
  2. Menjaga ketersediaan barang/jasa setiap saat,
  3. Menetapkan syarat penyerahan barang pada pelanggan,
  4. Menetapkan harga tinggi untuk barang/jasa,
  5. Menentukan fasilitas penawaran secara kredit yang maksimal,
  6. Menetapkan syarat penjualan kredit yang harus dipenuhi, dan
  7. Menentukan jumlah pembayaran yang maksimal.

Bagaimana aktifitas bisnis siklus pendapatan?

Menerima pesanan penjualan

Aktifitas ini dimulai dengan menerima pesanan dari pelanggan dan diproses bagian oleh bagian pesanan penjualan guna dipertanggungjawabkan pada pimpinan bagian pemasaran. Proses ini bisa ditingkatkan efektifitas dan efisiensinya dengan cara mengizinkan pelanggan memasukan sendiri data pesanan mereka dengan menggunakan Website ataupun Google Form. Cara lain adalah dengan menggunakan EDI (Electronic Data Interchange) untuk berhubngan langsung dengan pelanggan. Semua data yang terkumpul harus akurat agar pemrosesan pesanan dapat berjalan dengan baik, untuk itu perlu dilakukan pemeriksaan mengenai: informasi dalam dokumen induk pelanggan dengan dokumen persediaan barang/jasa, informasi yang dibutuhkan telah lengkap dan kuantitas pesanan dengan riwayat pemberian barang/jasa pelanggan tersebut.

Persetujuan kredit

Banyak perusahaan yang menggunakan aktifitas penjualan secara kredit dalam praktik bisnisnya. Perusahaan harus mempunyai informasi mengenai catatan kredit pelanggan dan kemampuannya untuk membayar guna membuat batas pemberian kredit. Bagi pelanggan baru, dibutuhkan otorisasi khusus mengenai batas pemberian kredit agar permintaan kreditnya dapat dipenuhi.

Memeriksa persediaan

Aktifitas berikutnya adalah memeriksa ketersediaan barang/jasa untuk pemenuhan kebutuhan pesanan, agar dapat diinformasikan kepada pelanggan untuk waktu pengiriman pesanan. Jika ketersediaan barang/jasa untuk pemenuhan pesanan tersebut tidak mencukupi, maka harus dibuatkan pemesanan ulang untuk barang tersebut. Ketika ketersediaan barang/jasa cukup, maka dibuatkan kartu pengambilan barang yang berisikan daftar jenis barang beserta jumlah barang yang dipesan.

Memberikan informasi pada pelanggan

Pelayanan terhadap pelanggan merupakan hal penting bagi perusahaan, agar hal tersebut dapat berjalan dengan baik, maka perusahaan dapat menggunakan sistem CRM (Customer Relationship Management) untuk mendukung proses menjawab permintaan pelanggan. Sistem ini dapat memberikan informasi yang rinci mengenai pelanggan yang dapat digunakan untuk memfasilitasi layanan agar lebih efisien dan intimate kepada pelanggan.

Pengiriman

Pada aktifitas ini pegawai bagian gudang menggunakan kartu pengambilan barang untuk menyiapkan pesanan pelanggan dan melakukan pengepakan. Setelah pengepakan selesai, pegawai bagian gudang akan mencatat barang yang diambil dan dipindahkan ke bagian pengiriman. Bagian pengiriman akan mencocokan informasi yang diterima dari bagian gudang dengan bukti pesanan dari bagian penjualan. Kemudian barang akan dimasukan ke daftar pengiriman dan menyiapkan dokumen pengiriman serta pertanggungjawaban atas barang yang dikirim.

Tagihan kas

Aktifitas terakhir dari siklus pendapatan ini adalah menerima tagihan kas. Cek atau penerimaan kas dapat dicuri dengan mudah oleh orang yang tidak bertanggungjawab, maka dari itu dapat dilakukan beberapa langkah alternatif agar resiko pencurian dapat ditekan dengan cara menugaskan staf bagian administrasi untuk menyiapkan daftar pengiriman uang, yaitu dokumen yang berisikan nama dan jumlah kiriman uang pelanggan, lalu mengirimkan daftar ini ke bagian piutang. Cara lain adalah dengan membuat sistem lockbox yaitu sebuah alamat pos yang dituju pelanggan ketika melakukan penyerahan uang di bank. Penggunaan lockbox ini juga dapat meningkatkan manajemen arus kas. Lockbox akan membuat tidak adanya penundaan proses pengiriman uang pelanggan sebelum penyimpanan, namun petugas khusus harus memeriksa lockbox setiap tanggal jatuh tempo pelanggan.

Bagaimana mekanisme pemrosesan bukti transaksi

Ciri urama dari siklus pendapatan adalah kompleksitas dan integritas data yang dihasilkan. Penerimaan data pesanan melalui internet dan sistem pemrosesan data secara online memiliki berbagai keuntungan, yaitu:
  1. Bisa mendeteksi kesalahan entri pesanan pelanggan lebih dini,
  2. Persetujuan kredit dapat dibuat lebih cepat ketika pelanggan membuat pesanan,
  3. Kondisi persediaan barang/jasa lebih akurat dan menjamin pelayanan terhadap pelanggan,
  4. Penghematan waktu pengiriman oleh bagian gudang,
  5. Mudah memverifikasi data pengiriman, dan
  6. Peningkatan arus kas dan ukuran kinerja lebih tepat waktu.

Bagaimana pengawasannya?

Fungsi lain sistem informasi dalam siklus pendapatan yang didesain secara baik adalah proses menyiapkan pengendalian dan pengawasan dengan tujuan mengotorisasi transaksi secara benar dan valid, keamanan data dan informasi kas terjaga, resiko kehilangan dan pencurian terhadap persediaan dapat ditekan, dan efektifitas dan efisiensi kegiatan dapat meningkat.

Popular posts

Sistem informasi global dan penerapannya oleh perusahaan multinasional

Bullwhip effect

Analisis sensitivitas