Siklus manajemen kinerja bisnis
Artikel ini menjelaskan manajemen kinerja bisnis secara umum, mencakup pengertian, proses kerja, manfaat, dan alasan digunakannya.Manajemen Kinerja Bisnis memungkinkan organisasi untuk menerapkan pendekatan analisis data. Alat data yang mengidentifikasi tren dan memungkinkan organisasi untuk merencanakan dengan baik untuk masa depan. Selain itu, perangkat lunak manajemen kinerja menyediakan fitur visualisasi bagi para pengguna (seperti dasbor), yang memberi kesempatan untuk melihat data yang dirangkum dan menelusuri data operasional untuk detail yang relevan.
Manajemen Kinerja Bisnis memungkinkan organisasi untuk menerapkan pendekatan analisis data. Alat data yang mengidentifikasi tren dan memungkinkan organisasi untuk merencanakan dengan baik untuk masa depan. Selain itu, perangkat lunak manajemen kinerja menyediakan fitur visualisasi bagi para pengguna (seperti dasbor), yang memberi kesempatan untuk melihat data yang dirangkum dan menelusuri data operasional untuk detail yang relevan.
Kontributor: Rivaldo Harviansyah
Apa itu manajemen kinerja bisnis?
Manajemen Kinerja Bisnis atau Business Performance Management (BPM) adalah sistem real-time yang memberi pesan kepada manajer tentang potensi kesempatan, masalah dan ancaman yang akan datang, dan mendukung manajer untuk bertindak melalui model dan kolaborasi. Manajemen Kinerja Bisnis mengacu pada proses bisnis, metodologi, metrik, dan teknologi yang digunakan oleh perusahaan untuk mengukur, memonitor, dan mengelola kinerja bisnis.Manajemen kinerja bisnis meliputi tiga komponen utama yaitu :
- Satu set terpadu, manajemen loop tertutup dan proses analitik, didukung oleh teknologi
- Alat bagi perusahaan untuk menentukan tujuan strategis dan kemudian mengukur/mengelola kinerjanya
- Metode dan alat untuk memantau indikator kinerja utama (KPI), terkait dengan strategi organisasi
Manajemen kinerja bisnis merupakan hasil dari intelegensi bisnis dan menggabungkan banyak teknologi, aplikasi, dan teknik. Intelegensi bisnis merupakan elemen penting dari Manajemen kinerja bisnis. Manajemen kinerja bisnis merupakan pendekatan yang mengubah strategi bisnis menjadi tindakan/aksi yang memiliki empat langkah proses, di mana proses-proses tersebut terbagi atas strategi dan pelaksanaan. Manajemen kinerja bisnis memiliki keunggulan dalam bidang pemenuhan kebutuhan strategi perusahaan dengan melakukan pengukuran terhadap proses-proses perusahaan.
Bagaimana manajemen kinerja bisnis berproses?
Gambar di atas menggambarkan proses langkah pertama yaitu strategize dan plan yang menggambarkan strategi, sedangkan kedua langkah terakhir yaitu monitor/analyze dan act/adjust menggambarkan pelaksanaan dari strategi tersebut. Keempat langkahnya yaitu :
- Strategize (strategi) Para eksekutif menentukan penggerak utama dari nilai bisnis dan bagaimana cara untuk mengukurnya. Contoh dari penggerak utama kepuasan pelanggan yang tinggi atau kualitas produk yang sangat baik. Key Performance Indicators merupakan Indikator yang memberikan informasi sejauh mana telah berhasil mewujudkan target kerja yang telah ditetapkan.
- Plan (rencana) Grup-grup di dalam organisasi mengembangkan rencana untuk menindaklanjuti strategi bisnis dan mengalokasikan sumber-sumber daya. Perencanaan ini memungkinkan terciptanya inisiatif, proyek, dan proses-proses yang baru, atau perbaikan terhadap inisiatif, proyek, dan proses yang telah ada.
- Monitor / Analyze (monitor/analisis) Elemen yang paling penting di dalam manajemen kinerja bisnis adalah sebuah tool yang memungkinkan pengguna untuk memonitor dan menganalisis performa pada waktu yang tepat dan secara tepat untuk melakukan tindakan yang dapat meningkatkan performa perusahaan, seperti performance dashboard. BPM yang juga merupakan performance dashboard berfungsi untuk membuat laporan dan analisis informasi, infrastruktur untuk mengumpulkan dan mengintegrasikan data dari bermacam-macam sumber, sistem penyimpanan data, seperti data warehouse dan datamart, dan alat untuk melakukan monitor dan manajemen.
- Act / Adjust (sikap/penyesuaian) Proses act/adjust yang terpenting di dalam Manajemen Kinerja Bisnis. Proses ini merupakan komponen pelaksanaan strategi. Performance dashboard itu tool yang memiliki peranan penting di dalam proses act/adjust karena mengirimkan pesan kepada pengguna terhadap masalah yang potensial, serta menyediakan pengguna informasi detail dan petunjuk untuk membantu mereka membuat keputusan yang cepat dan berkualitas.
Mengapa manajemen kinerja bisnis penting?
Kurangnya pemahaman maupun implementasi sistem manajemen kinerja secara menyeluruh bisa dilihat dari sistem yang digunakan oleh perusahaan. Biasanya perusahaan senang menggunakan aplikasi yang keren dalam bisnis proses seperti Enterprises Resource Planning (ERP), Executive Information System (EIS), Business Intelligence (BI), Customer Relationship Management (CRM), Supply Chain Management (SCM), Business Process Improvement (BPI), Activity Based Costing/Activity Based Management (ABC/ABM) dan istilah2 lainnya. Padahal secara kasat, semua model manajemen secara generik, baik itu manajemen pemasaran, manajemen proses, manajemen stratejik, manajemen SDM, manajemen keuangan, manajemen keselamatan dan kesehatan kerja (K3), manajemen lingkungan semuanya menginduk ke dalam satu Sistem Manajemen Kinerja. Apa pun manajemen yang dilakukan dalam perusahaan, tentunya memiliki satu arah dengan memberikan hasil sesuai dengan sasaran yang merupakan tujuan dari Sistem Manajemen Kinerja. Manajemen pemasaran, contohnya memiliki tujuan untuk meningkatkan penjualan, pangsa pasar meningkat, meningkatkan customer loyalty. Manajemen SDM memiliki tujuan untuk sumber daya manusia yang kompeten dan bertalenta. Manajemen K3 memiliki tujuan untuk ketiadaan kecelakaan kerja/ zero accident.Terkadang aspek penting itu yang dilewatkan oleh sebagian organisasi atau perusahaan. Sebagian organisasi atau perusahaan terlalu tenggelam dalam pencarian citra atau predikat sebagai organisasi yang sudah mengaplikasikan sekian sistem canggih, tapi belum memiliki suatu ukuran kinerja/indikator menyeluruh yang menyelaraskan semua manajemen pengelolaan perusahaan ke dalam satu tujuan besar dengan memiliki makna dan nilai yang berkesinambungan. Tidak banyak perusahaan/organisasi yang memiliki performance excellence goal yang mengaitkan dan menyelaraskan sasaran kinerja mulai dari sistem maupun nilai-nilai baik antar fungsi organisasi (horizontal) maupun antara unit organisasi struktural (vertical).
Karena itu, perusahaan hendaknya menjadikan Manajemen Kinerja Bisnis yang berguna untuk membawahi semua sistem manajemen di dalam perusahaan. Hendaknya semua disandarkan kepada Manajemen Kinerja Bisnis sebagai induk yang membawahi dan memayungi kinerja fungsi organisasi dan unit organisasi secara vertikal maupun horizontal.
Dimana menggunakan manajemen kinerja bisnis?
Dalam perkembangannya teknologi manajemen kinerja bisnis mengalami berbagai tingkat perkembangan. Di awal perkembangannya, teknologi Manajemen Kinerja Bisnis melibatkan OLAP dan Business Intelligence yaitu sebuah tools yang digunakan untuk data analysis, visualisasi, dan presentasi yang digabungkan dengan pengembangan proses bisnis merupakan pilar utama dalam solusi manajemen kinerja bisnis.Perkembangan berikutnya dalam teknologi manajemen kinerja bisnis yaitu penggunaan Portal untuk keperluan kolaborasi yang digabungkan dengan aplikasi analisis menjadi dasar setiap pengembangan aplikasi Manajemen Kinerja Bisnis. Saat ini perkembangan teknologi manajemen kinerja bisnis terdiri dari aplikasi Manajemen Kinerja Bisnis Suite yang digabungkan dengan penetapan metric kinerja dan juga kemampuan sistem untuk mengakomodasi tindakan reaksi ataupun preaksi jika kondisi kinerja yang ditetapkan tidak sesuai dengan kriteria yang telah ditetapkan. Sistem Manajemen Kinerja Bisnis saat ini sebagai sebuah sistem manajemen perusahaan yang menjamin berlangsungnya proses peningkatan dan pengaturan kinerja organisasi berjalan dengan baik.
Kapan menggunakan manajemen kinerja bisnis?
Pengembangan manajemen kinerja bisnis merupakan sebuah kegiatan yang tidak dapat dihindarkan lagi oleh setiap perusahaan yang ingin berhasil dan sukses saat ini. manajemen kinerja bisnis merupakan gabungan dari metodologi manajemen dan teknologi informasi yang membentuk sebuah sistem yang terpadu. Oleh sebab itu pengembangan BPM tidak bisa hanya dilakukan dengan pembangunan teknologi informasi saja, bahkan teknologi informasi merupakan faktor terakhir yang menjadi penentu sukses tidaknya sebuah manajemen kinerja bisnis.Beberapa tahap yang harus dilakukan untuk menjamin suksesnya pengembangan BPM dalam suatu perusahaan meliputi :
- Pemilihan metodologi dalam penentuan kinerja, misalnya metodologi BSC, EVA, ABM, dan lain-lain
- Identifikasi proses-proses utama dalam organisasi yang menjadi kunci suksesnya kinerja perusahaan.
- Membangun sebuah setak biru (road map) pengembangan PMS yang meliputi rencana pengembangan organisasi dan teknologi yang akan digunakan.
- Pembangunan model data untuk PMS
- Pembangunan Aplikasi PMS
Pembangunan Model Data dalam Level Data Tier dilakukan dengan melakukan konfigurasi sistem basis data berupa penyediaan data yang diperlukan dalam BPM. Dalam BPM data yang akan menjadi acuan tidak hanya melibatkan data keuangan perusahaan tetapi juga melibatkan data dalam bidang pemasaran, yang biasanya diperoleh dari sistem CRM, data tentang sumber daya manusia, dokumen, link-link dalam internet, serba berbagai informasi yang diperlukan untuk menunjang dan meningkatkan kinerja perusahaan.
Client Tier merupakan sub-sistem dialog dalam manajemen kinerja bisnis. Sub-sistem ini akan menempatkan berbagai informasi yang berupa paramater atau metrik-metrik yang perlu diamati oleh user dalam rangka mengendalikan dan meningkatkan kinerja perusahaan. Pengembangan sub-sistem dialog biasanya melibatkan kegiatan pemrograman user-interface dan view dan teknologi yang umum dipakai saat ini biasanya berbasis arsitektur web. Di samping aspek teknologi, aspek manajemen konsep juga merupakan aspek yang sangat penting dari sukses tidaknya pengembangan Manajemen Kinerja Bisnis. Dalam aspek manajemen, perlu melakukan pilihan dan menentukan metodologi yang akan diterapkan dalam proses BPM. Berbagai metodologi manajemen yang berkembang saat ini meliputi Balanced Score Card, Economic Value Added (EVA), Six-Sigma, Activity Based Management (ABM), dan lain-lain. Biasanya perusahaan akan mengadaptasi berbagai metodologi untuk mengakomodasi kebutuhan yang sering kali bersifat unik di antara satu perusahaan dan perusahaan yang lain.
