Sistem pendukung keputusan kelompok (GDSS)


Sistem pendukung keputusan kelompok (Group Decision Support System) adalah sistem yang digunakan oleh sekelompok orang yang ingin memecahkan masalah dengan teknologi komunikasi, komputasi dan pendukung keputusan. Sistem pendukung keputusan kelompok memberikan penyediaan sesuatu yang mendukung komunikasi bagi anggota yang tergabung dalam kelompok. Di era globalisasi ini, sistem pendukung kKeputusan kelompok sangat membantu suatu organisasi ataupun perusahaan, terutama perusahaan-perusahaan multinasional, karena sistem pendukung keputusan kelompok membuat rapat menjadi fleksibel karena memudahkan perusahaan untuk mengadakan rapat tanpa harus berkumpul bersama dalam waktu dan tempat yang sama.


Kontributor:
Nurrokhman Sidik


Apa itu sistem pendukung keputusan kelompok?

Sistem pendukung keputusan kelompok adalah sistem informasi berbasis komputer yang digunakan untuk memperbaiki pengambilan keputusan kelompok di suatu organisasi. Sistem pendukung keputusan kelompok adalah sistem informasi berbasis komputer yang digunakan untuk memperbaiki pengambilan keputusan kelompok di suatu organisasi. Sistem pendukung keputusan kelompok memberikan penyediaan sesuatu yang mendukung komunikasi bagi anggota yang tergabung dalam kelompok. DeSanctis dan Gallupe (1987) awalnya mendefinisikan sSistem pendukung keputusan kelompok sebagai sebuah sistem yang menggabungkan teknologi komunikasi, komputasi, dan pengambilan keputusan untuk memfasilitasi perumusan dan penyelesaian masalah tidak terstruktur oleh sekelompok orang. Sebagian besar sistem pendukung keputusan kelompok dirancang untuk membantu memudahkan kelompok agar menjadi lebih produktif dengan mendukung pertukaran gagasan, pendapat, dan preferensi di dalam kelompok.

 

Jenis – jenis setting sistem pendukung keputusan kelompok

Sistem pendukung keputusan kelompok berkontribusi pada pemecahan masalah dengan menyediakan lingkungan yang memfasilitasi komunikasi kelompok. Empat jenis pengaturan sistem pendukung keputusan kelompok digunakan dan didasarkan pada ukuran kelompok dan tempat anggota berada. Di setiap pengaturan, anggota kelompok bisa bertemu secara serentak. Artinya, mereka bisa bertemu pada waktu bersamaan atau pada waktu yang berbeda ketika semua anggota kelompok tidak dapat hadir secara bersamaan.

Berikut ini adalah pembahasan singkat keempat jenis setting sistem pendukung keputusan kelompok:
  • Decision room: untuk sebuah kelompok kecil dalam pertemuan tatap muka.
  • Decision room mendukung kelompok kecil yang berukuran mulai dari tiga sampai sekitar 24 orang yang perlu bertemu secara tatap muka. Beberapa decision room dapat mendukung kelompok yang tidak lebih dari 10 orang, sementara ada juga yang dapat mendukung kelompok yang memiliki jumlah lebih besar.
  • Local area decision network : untuk sebuah kelompok kecil yang anggotanya tersebar.
  • Bila beberapa anggota kelompok tidak dapat bertemu secara tatap muka dan menyebar di wilayah yang terbatas, local area decision network dapat digunakan. Misalnya, anggota kelompok dapat bertemu di kantor pada waktu yang berbeda menggunakan papan buletin terkomputerisasi, atau mungkin juga bertemu secara bersamaan dengan menggunakan real-time editor dokumen.
  • Sidang legislatif: untuk sebuah kelompok besar dalam pertemuan tatap muka.
  • Bila suatu kelompok terlalu besar untuk decision room, diperlukan ruang sidang legislatif. Meskipun batas antara kelompok yang "kecil" dan kelompok "besar" tidak didefinisikan dengan ketat, kelompok 50 sampai 100 orang pada umumnya sudah dianggap besar.
  • Computer-mediated conference : untuk sebuah kelompok besar yang tersebar secara geografis.
  • Beberapa aplikasi otomasi kantor seperti konferensi komputer, konferensi audio, dan konferensi video memungkinkan anggota kelompok yang tersebar secara geografis untuk berkomunikasi. Dengan menggunakan Konferensi Mediasi Komputer, tidak perlu menjadwalkan pertemuan terlebih dahulu. Peserta mengirimkan input mereka ke database pusat atau kotak surat elektronik, dan peserta lainnya merespons input tersebut dan akhirnya keputusan dibuat berdasarkan konsensus.

 

Apa saja komponen sistem pendukung keputusan kelompok?

Sistem pendukung keputusan kelompok (GDSS) terdiri dari 3 komponen utama, yaitu perangkat keras, perangkat lunak, dan manusia.
  1. Perangkat keras: perangkat keras meliputi alat elektronik seperti komputer, peralatan yang digunakan untuk jaringan, papan display elektronik dan peralatan audio visual. Perangkat keras juga meliputi fasilitas konferensi, termasuk pengaturan fisik, seperti ruangan, meja dan kursi yang ditata sedemikian rupa sehingga mereka dapat mendukung diskusi kelompok dan kerja tim.
  2. Perangkat lunak: Perangkat lunak mencakup berbagai macam alat dan teknik, seperti kuesioner elektronik, alat brainstorming elektronik, organizer gagasan, alat untuk menetapkan prioritas, dan alat formulasi kebijakan. Berikut adalah penjelasan singkat tentang beberapa software tool tersebut, sebagai berikut:
    • Kuesioner elektronik: Informasi yang dihasilkan dengan menggunakan kuesioner membantu panitia pertemuan untuk mengidentifikasi masalah yang perlu mendapat perhatian, sehingga memungkinkan panitia membuat rencana pertemuan terlebih dahulu.
    • Electronic brainstorming tools: Alat ini memungkinkan para peserta untuk secara bersamaan menyumbangkan gagasan mereka pada pokok pembicaraan pertemuan. Karena identitas setiap peserta tetap rahasia, individu berpartisipasi dalam pertemuan tersebut tanpa rasa takut dikritik.
    • Idea Organizer: idea organizer membantu dalam menyatukan, mengevaluasi dan mengkategorikan gagasan yang dihasilkan selama aktivitas brainstorming.
    • Alat untuk menetapkan prioritas: Alat ini meliputi sekumpulan teknik, seperti pemungutan suara sederhana, urutan peringkat dan beberapa teknik tertimbang yang digunakan untuk memilih dan menetapkan prioritas dalam pertemuan kelompok.
    • Alat pembentukan kebijakan: software tool Ini memberikan dukungan yang diperlukan untuk mengubah kata-kata pernyataan kebijakan menjadi sebuah kesepakatan.
    • Penggunaan alat-alat perangkat lunak tersebut dalam sebuah pertemuan kelompok membantu pengambil keputusan kelompok untuk merencanakan , mengatur ide, mengumpulkan informasi, menetapkan prioritas, mengambil keputusan dan mendokumentasikan proses pertemuan. Hal tersebut membuat pertemuan menjadi lebih produktif.
  3. Manusia: dalam pelaksanaan rapat menggunakan Sistem pendukung keputusan kelompok, dibutuhkan seorang fasilitator terlatih yang membantu proses persidangan, dan staf ahli untuk mendukung perangkat keras dan perangkat lunak. Komponen sistem pendukung keputusan kelompok bersama-sama menyediakan lingkungan yang baik untuk mengadakan pertemuan kelompok.

Mengapa harus menggunakan sistem pendukung keputusan kelompok?

Di era yang serba canggih ini, sistem pendukung keputusan kelompok sangat berguna bagi suatu organisasi atau kelompok dalam mangadakan rapat dan mengambil keputusan. Sistem pendukung keputusan kelompok memiliki beberapa keuntungan, diantaranya :
  1. Anonimitas. Kemampuan untuk bertukar gagasan atau preferensi secara anonim di lingkungan sistem pendukung keputusan kelompok mendorong peningkatan partisipasi oleh anggota kelompok dan akibatnya lebih banyak informasi dibagikan. Peserta tidak lagi takut ditertawakan karena komentar "bodoh", peserta juga menjadi lebih berani menyampaikan pendapat yang bertentangan dengan peserta lain maupun dengan atasannya.
  2. Komunikasi paralel. Dalam pertemuan lisan, orang harus mendengarkan orang lain berbicara dan tidak dapat berhenti sejenak untuk berpikir, sistem pendukung keputusan kelompok memungkinkan setiap orang untuk "berbicara" secara paralel (mengetik dan bertukar komentar tertulis secara bersamaan melalui jaringan komputer). Dalam pertemuan lisan yang umum, setiap orang hanya memiliki beberapa menit untuk mengungkapkan gagasan dari seluruh keseluruhan pertemuan seperti saat menggunakan sistem pendukung keputusan kelompok.
  3. Komunikasi paralel juga berkontribusi terhadap peningkatan partisipasi dan sinergi kelompok. Sinergi kelompok terjadi karena anggota kelompok lainnya akan dapat merespon ide yang diusulkan dengan berbagai macam cara, karena tiap peserta memiliki tingkat pemahaman informasi yang berbeda - beda. Selain itu, kelompok secara keseluruhan akan lebih baik dalam mengidentifikasi kesalahan dalam sebuah gagasan daripada orang yang mengusulkan gagasan tersebut. Membaca komentar dan memberi rangsangan kreatif kepada orang lain dalam kelompok. Kritik lebih mudah diterima karena idenya yang sedang dikritik, bukan pencetusnya. Semua faktor ini berkontribusi terhadap peningkatan kepuasan dan peningkatan produktivitas karena kelompok lebih cenderung menganggap gagasan sebagai gagasan kelompok daripada gagasan individu karena semua gagasan telah digabungkan.
  4. Automated record keeping. Sistem pendukung keputusan kelompok secara otomatis mencatat komentar, suara dan informasi lainnya yang dibagikan oleh sebuah kelompok ke file disk. Log diskusi otomatis ini mendukung pengembangan memori organisasi dari pertemuan ke pertemuan. Selain itu, tidak perlu mencatat secara manual. Para peserta dalam pertemuan lisan kadang lupa apa yang dikatakan sebelumnya dalam pertemuan tersebut dan oleh karena itu mungkin lupa untuk memberi komentar mengenai masalah yang sedang dibahas. Akhirnya, dalam pertemuan lisan, peserta sering gagal untuk memahami apa yang dikatakan atau mungkin tidak dapat memproses informasi dengan cukup cepat untuk berpartisipasi secara efektif. Dalam pertemuan yang menggunakan sistem pendukung keputusan kelompok, peserta dapat menghabiskan lebih banyak waktu untuk membaca komentar yang tercatat agar lebih memahami maknanya.
  5. Lebih terstruktur. Sistem pendukung keputusan kelompok dapat menyediakan struktur pembahasan yang lebih baik daripada pertemuan lisan, hal tersebut membuat peserta fokus pada pertemuan sehingga lebih sulit untuk menyimpang dari siklus pemecahan masalah dan membuat keputusan yang tidak lengkap atau prematur. Kelompok yang menggunakan sistem pendukung keputusan kelompok tetap fokus pada masalah yang ada, dan tidak akan membahas atau mengobrol tentang topik lain dengan teman atau orang yang ada di sebelahnya.
  6. Karena anonimitas, komunikasi paralel, dan pencatatan otomatis, menyebabkan keuntungan atau manfaat baru. Dengan menggunakan sistem pendukung keputusan kelompok , peserta dalam kelompok mengalami kepuasan yang lebih besar dan tingkat produktivitas menjadi meningkat ,karena sistem pendukung keputusan kelompok mempersingkat waktu pertemuan dan mampu membuat keputusan yang lebih baik.

 

Apa saja kelemahan sistem pendukung keputusan kelompok?

  1. Komunikasi lambat. Kebanyakan orang mengetik lebih lambat daripada saat berbicara, dan dalam beberapa kasus, peserta kelompok mungkin tidak dapat mengetik sama sekali. Kebanyakan orang lebih suka bicara daripada mengetik. Karena berbicara lebih cepat daripada mengetik, biasanya lebih efisien menggunakan GDSS hanya untuk kelompok yang besar.
  2. Penolakan terhadap perubahan. Kelemahan lainnya adalah sifat manusia yang menolak terhadap perubahan. Orang terkadang diintimidasi oleh komputer dan merasa terancam jika terpaksa menggunakannya di lingkungan pertemuan baru. Selain itu, jika menggunakan sistem pendukung keputusan kelompok tentu akan melibatkan beberapa pelatihan dalam penggunaan perangkat lunak dan beberapa orang mungkin menolak terhadap pembelajaran bagaimana menggunakan sistem.
  3. Kurangnya kekayaan media. Karena pertemuan yang menggunakan sistem pendukung keputusan kelompok sangat bergantung pada informasi tertulis, bentuk komunikasi lainnya diminimalkan. Misalnya, bahasa tubuh dan ekspresi wajah dapat membantu anggota kelompok menentukan apakah sebuah komentar dimaksudkan untuk bercanda atau sarkastik dalam pertemuan lisan, namun jika kita menggunakan GDSS, kekayaan media ini menjadi hilang. Sistem pendukung keputusan kelompok dapat membuat pertemuan menjadi sedikit impersonal dan benar-benar berorientasi pada topik yang sedang dibahas.
  4. Kemungkinan meningkatnya konflik. Hal lain yang perlu diperhatikan dalam penggunaan sistem pendukung keputusan kelompok adalah bahwa ada kemungkinan terjadi konflik dan permusuhan karena anonimitas dalam pertemuan tersebut. Karena kita tidak perlu mencantumkan identitas kita dalam pertemuan, itu memungkikan peserta untuk dengan mudahnya menghina beberapa gagasan dan mungkin terlalu kritis dalam komentar mereka. Serangan pribadi semacam itu juga dapat dilakukan lebih mudah yang dapat melukai perasaan peserta lain.
  5. Kemungkinan hilangnya beberapa peserta kunci. Beberapa orang yang biasanya mendominasi pertemuan verbal mungkin cenderung menghindari rapat elektronik karena mereka tidak dapat menggunakan keterampilan verbal mereka yang kuat
  6. Penyalahgunaan teknologi. Misalnya kasus yang terjadi di Lantecorporation, salah satu orang dalam pertemuan yang memanfaatkan teknologi di Lante Corporation mengajukan banyak komentar selama diskusi elektronik, mensimulasikan beberapa peserta. Dengan demikian, dia bisa membuatnya tampak seolah-olah lebih banyak orang setuju dengan idenya daripada sebenarnya. Karena komentar bersifat anonim, sulit untuk mencegah penyalahgunaan tersebut.
  7. Biaya fasilitas sistem pendukung keputusan kelompok bisa melibatkan biaya operasional yang cukup besar dan mungkin tidak efisien, kecuali jika diterima dan digunakan secara teratur dan benar. Produk sistem pendukung keputusan kelompok komersial yang paling banyak digunakan (GroupSystems from Ventana, TeamFocus from IBM, dan VisionQuest from Collaborative Technologies) dengan harga mulai dari $ 15.000 sampai lebih dari $ 50.000. Perangkat keras, perangkat lunak jaringan, dan biaya lainnya mungkin lebih tinggi lagi. Ruang pertemuan sistem pendukung keputusan kelompok yang dirancang khusus di University of Arizona dan University of Mississippi memiliki biaya lebih dari $ 250.000.

 

Contoh perusahaan yang menggunakan sistem pendukung keputusan kelompok

Perusahaan IBM, begitu juga banyak perusahaan lain, memulai sistem pendukung keputusan kelompok untuk memperbaiki pertemuan kelompok. Kasus khusus melibatkan manajer pabrik karena tidak dapat mengidentifikasi penyebab masalah dengan shop floor control. Setelah pertemuan selama dua jam dengan personil pabrik semua yang dihasilkan adalah argumen dan perasaan buruk.
  • Jadi setelah bertemu dengan fasilitator system pendukung keputusan kelompok perusahaan, manajer memutuskan untuk memiliki sepuluh karyawan pabrik, dirinya sendiri, dan dua analis junior untuk berpartisipasi dalam sistem pendukung keputusan kelompok. Mereka akan menggunakan brainstorming dan voting elektronik untuk menyelesaikan masalah shop floor control.
  • Manajer dan fasilitator memutuskan topiknya adalah "Apa isu utama dalam memperbaiki shop floor control?"
  • Setelah melakukan brainstorming selama 35 menit dan mengumpulkan 645 baris saran, gagasan dan komentar tentang bagaimana memperbaiki shop floor control, manajer menemukan bahwa dia mendapatkan informasi bermanfaat tentang masalah ini untuk pertama kalinya.
  • Sebuah daftar disusun dari komentar dan kemudian anggota kelompok menentukannya sesuai urutan kepentingannya. Hasilnya dipajang dan diskusi berlangsung selama sepuluh menit. Manajer mengucapkan terimakasih kepada para peserta dan memberikan hardfile dari semua diskusi dan hasil voting kelompok.

 

Kesimpulan

Sistem pendukung keputusan kelompok adalah sistem informasi berbasis komputer yang digunakan untuk memperbaiki pengambilan keputusan kelompok di suatu organisasi. Sistem perangkat lunak, dan manusia. Sistem pendukung keputusan kelompok memiliki beberapa keuntungan, diantaranya: Anonimitas, mempermudah komunikasi paralel, memudahkan pencatatan karena sistem pendukung keputusan kelompok secara otomatis mencatat komentar, suara, dan informasi lainnya yang dibagikan oleh sebuah kelompok ke file disk, dan sistem pendukung keputusan kelompok juga memiliki beberapa kelemahan, diantaranya : Komunikasi lambat, rawan terjadi penolakan terhadap perubahan, kurangnya kekayaan media, kemungkinan meningkatnya konflik, rawan terjadinya penyalahgunaan teknologi, dan sistem pendukung keputusan kelompok memerlukan biaya yang besar.

 

Referensi

  1. http://www.freepatentsonline.com/article/Review-Business/17406763.html
  2. http://www.managementstudyhq.com/features-and-components-of-group-decision-support-system.html
  3. https://www.ukessays.com/essays/education/group-decision-support-systems.php

Popular posts

Sistem informasi global dan penerapannya oleh perusahaan multinasional

Analisis sensitivitas

Ergonomi dan kaitannya dengan dunia kerja