Perancangan kembali proses bisnis

Perancangan Kembali Proses Bisnis(BPR) pada mulanya dirintis tahun 1990, organisasi akan berfokus di proses, desain tahapan kerja dan analisis. Perfoma sebuah organisasi mudah meningkat karena kegiatan perancangan ulang yang didalami dengan matang. Sebelum menjalani kegiatan tersebut, ada teknis yang sebaiknya dicermati baik prinsip acuan dan tahap-tahap yang dijalani. Menurut Lindsay dan rekannya, kegiatan tersebut merupakan alat manajemen yang dimana proses bisnis didesain kembali lalu diperiksa agar dapat terjadi peningkatan efisiensi layanan dan efektivitas biaya (Grover dan Malhotra, 1997). Talwar (1993) memberi penjelasan bahwa kegiatan tersebut sebagai kemampuan dalam merestrukturisasi dan memikirkan kembali. Kemampuan lainnya yaitu dapat merampingkan struktur bisnis, proses, metode sistem manajemen kerja dan hubungan eksternal melalui nilai yang diciptakan dan disampaikan. Attaran dan wood (1999) memberi pendapat bahwa keseluruhan tema perancangan kembali proses bisnis adalah pencarian perbaikan melalui keuntungan secara cepat dan inti dalam perfoma organisasi.

---

Kontributor:
Imanuel Aji Wicaksono

---

Apakah tujuan perancangan kembali proses bisnis?

1. Meningkatkan perfoma organisasi dalam produksi barang, jasa dan terus terlaksana produksi massal.
2. Meningkatkan kepuasan dari produk jasa atau barang sehingga konsumen memilih jasa dan barang perusahaan kita daripada perusahaan pesaing.
3. Tercipta kenyamanan atau kemudahan oleh pihak konsumen dengan organisasi dalam pelaksanaan bisnis.
4. Peningkatan waktu dalam merespon, mengurangi ketidakpuasan atau suatu kesalahan, dan menurunkan inovasi barang, jasa agar tidak membuang waktu lama.
5. Pengelolaan kemampuan atau kualitas pekerja untuk menaikan kontribusi kepada perusahaan.
6. Mengolah pembagian lalu meningkatkan pengetahuan berorganisasi agar tidak mengandalkan kemampuan satu dua orang

 

Apa manfaat yang diperoleh dengan melakukan perancangan kembali proses bisnis

1. Kejelasan bisnis proses dengan situasi saat ini
2. Mudah dalam mengetahui mengenai semua area yang perlu ditingkatkan perfomanya.
3. Dapat memahami masalah dari masing-masing aktivitas dan kontribusi yang dihasilkan.

Mengapa perancangan kembali proses bisnis diperlukan ?

Alasan kegiatan ini dibutuhkan yaitu karena bisa terjadi peningkatan jasa untuk konsumen atau pelanggan, bisa mengurangi atau memotong biaya sehari-hari. Lalu, sektor manajemen perusahaan bisa ambil keuntungan secara maksimum dengan langkah menekan, kalua dibutuhkan bisa juga memangkas secara penuh biaya yang dianggap kurang perlu dan meningkatakan pelayanan untuk konsumen atau pelanggan.

Apa yang perlu diketahui organisasi saat akan melakukan perencanaan kembali?

Kata terpenting yang perlu diperhatikan saat organisasi memutuskan akan melakukan perencanaan kembali ialah:

• Fondasi

Organisasi atau perusahaan harus mengevaluasi kembali yang telah dikerjakan, mencermati dan melihat semua yang telah dilakukan apakah sudah ke arah visi, misi dan sebuah tujuan organisasi atau perusahaan. Fondasi atau sebuah dasar juga harus menjadi batu tumpuan dalam sebuah keunikan dalam bekerja dari organisasi atau perusahaan tersebut.

• Penuh (Totalitas organisasi atau perusahaan dalam melakukan perencanaan kembali)

Organisasi atau perusahaan harus mengeksekusi proses bisnis baru yang telah ditetapkan. Melupakan dan meninggalkan cara atau gaya lama. Tak lupa, ketika ingin mengubah. Perlu mengubah dari dasar atau akar, yaitu dari sektor manajemen tingkat bawah.

• Menakjubkan atau spesial

Proses perencanaan kembali tidak di satu bagian saja namun benar-benar merombak di semua bagian secara total. Bukan hanya di satu sektor yang dilihat kinerja perfoma tidak produktif.

• Proses

Inti dari kegiatan tersebut yaitu setiap langkah berfokus pada proses.
Untuk membantu memulai perancangan kembali, kita perlu tahu tujuh prinsip yang bisa kita jadikan pedoman:

1. Kita tidak perlu mengutamakan pengolahan hasil dan produk.
   Sama seperti yang sudah dijelaskan bahwa kita sangat berfokus di setiap perubahan proses suatu bisnis
2. Hasil dari proses digunakan untuk mempresentasikan proses yang telah kita lalui. Caranya dengan menjelaskan proses tersebut dapat terjadi dan menghasilkan produk. Maka, akan masuk saran dan kritik terkait oleh proses yang telah terjadi. Saran dan kritik tersebut untuk bahan perbaikan dalam kegiatan perancangan kembali yang akan dimulai
3. Mengklasifikasikan suatu informasi dengan proses, jadi akan muncul sebuah informasi baru yang dapat membantu kegiatan perancangan kembali. Suatu informasi jika tidak kita olah bisa membuat pemakai menjadi bingung. Maka, pengolahan atau pengklasifikasian menjadi suatu hal penting karena bisa memengaruhi perfoma pengguna. Jika informasi tidak berada di tangan yang tidak tepat, kegiatan tersebut bisa kacau dan berantakan karena tidak ditangani oleh pihak yang seharusnya. Contoh, terkait bagaimana seharusnya perancangan kembali dilakukan di suatu divisi tertentu dengan informasi yang telah kita berikan.
4. Sumber daya yang terpencar secara daerah digunakan sebagai suatu informasi yang terpusat. Sama dengan mencermati bila seumber daya digunakan sebagai satu kesatuan. Meski dalam lapangan bukan hal yang mudah untuk dilakukan dan digabungkan.
5. Kegiatan yang serupa atau mirip harus digabungkan, tidak menggabungkan hasilnya. Pengganbungan ini akan memudahkan dalam melakukan perancangan kembali daripada kita hanya melihat hasil akhir saja.
6. Menempatkan suatu titik yang sangat penting dalam membuat keputusan dan bentuk pengawasan masuk ke proses.
7. Mendapatakan informasi dari semua tempat karena informasi tersebut sebagai senjata mematikan yang harus diolah dan dikelola untuk membantu memudahkan organisasi melakukan kegiatan perancangan kembali. Sebenarnya, mendapatkan tidak hanya dengan cara merekam. Organisasi atau perusahaan harus mengetahu semua hal yang sedang hangat atau isu dalam organisasi untuk mencari solusi atau pemecahannya.

Apakah eksekusi yang perlu dilakukan di dalam perancangan kembali proses bisnis?

Eksekusi penting yang perlu dilakukan dalam suatu perancangan Kembali yaitu:

1. Pembentukan visi lalu misi lalu ke strategi
2. Perencanaan dilakukan kembali: kita perlu menganalisis proses
3. Mempelajari ukuran atau tingkat dari suatu proses untuk menghindari terjadinya kesalahan kembali dan untuk membentuknya dasar dalam perbaikan
4. Menganalisa atau mengukur tingkat kemampuan suatu teknologi dalam mempengaruhi perancangan kembali
5. Membuat dan merancang kerangka proses untuk pembaruan

 

Apa yang dapat membuat gagal perancangan kembali proses bisnis?

1. Tingkat keseriusan yang kurang baik dari manajemen
2. Kurangnya perhatian atau kepedulian dalam melakukan suatu perubahan
3. Terlalu mudah putus asa atau menyerah
4. Gaya kepemimpinan yang terlalu lemah dalam menghadapi tantangan
5. Hanya sedikit dukungan dari manajemen atas atau dewan organisasi
6. Melakukan penerapan atau tindakan yang tidak langsung di eksekusi atau lambat
7. Tidak fokus pada satu proyek yang ditangani
8. Terlalu berkonsentrasi pada perencanaan daripada eksekusi atau implementasi
9. Tidak maksimalnya penggunaan sumber daya yang ada di organisasi

Apakah yang perlu dilakukan bila ingin kegiatan perancangan kembali sukses?

Ada enam kategori dalam mendesain suatu prinsip yang harus diaplikasikan apabila organisasi menginginkan kegiatan perancangan kembali-nya dapat sukses:

• Tingkat atau kemampuan pelayanan

Memerhatikan pelayanan juga bermaksud menyediakan sebuah petunjuk tentang proses seperti yang sudah diharapkan oleh konsumen atau pelanggan.

• Tahapan kerja

Berhubungan dengan mengatur atau mengolah tahapan proses dari kerja sebuah organisasi atau perusahaan.

• Lokasi kerja

Pengaruh tata letak dengan suatu budaya kerja di organisasi.

• Improvisasi atau inovasi yang terus dilakukan

Mengecek kembali proses tersebut bisa berjalan secara mandiri atau tidak.

• Sumber daya tenaga kerja

Tahapan kerja yang sudah diatur tidak dapat dilakukan tanpa adanya faktor manusia.

• Sumber daya teknologi Informasi

Teknologi sebagai salah satu faktor yang bisa membantu, menambah nilai dalam tahapan kerja atau perfoma organisasi.

 

 

Apakah hubungan atau keterkaitan Teknologi Informasi (TI) dengan perancangan kembali proses bisnis?

Teknologi Informasi (TI) dalam kegiatan perancangan kembali juga merupakan salah satu faktor sangat penting yang menjadi pendukung suatu perkembangan. Dalam kegiatan perancangan kembali, peran teknologi informasi tergantung pada tahap yang dihadapi atau pada kondisi tertentu. Teknologi informasi bisa berperan sebagai unsur pendukung, sedangkan pada tahapan yang lain, bisa berperan sebagai unsur pemimpin perubahan.

Mengapa teknologi informasi bisa dimanfaatkan atau digunakan dalam perancangan kembali?

1. Karena memiliki kemampuan dalam mengolah pergantian atau pertukaran informasi
2. Karena memiliki kemampuan mengurangi atau menghilangkan kesalahan yang sering terjadi pada manusia dalam mengerjakan suatu tugas yang rumit
3. Karena bisa mengatur dalam penghematan waktu dan pengeluaran. Dan TI dapat mengatur agar penyelesaian stuatu tugas berjalan efisien dan dapat menghemat waktu
4. Karena memiliki kemampuan dalam membuat bagian menjadi satu kesatuan dan mengkoordinasi semua fugsi sekaligus
5. Karena dapat beradaptasi dan menyesuaikan dengan efektifitas dan efisiensi pengerjaan dengan langkah mengurangi penundaan, kemudian mencegah terjadi kembali suatu kesalahan, dan mengumpulkan informasi lebih baik

Apa peran teknologi informasi dalam perancangan kembali?

Dengan semua kelebihan dan manfaat yang ada dalam teknologi informasi, semua meyakini bahwa teknologi informasi menjadi salah satu faktor krusial dalam menjalankan perancangan kembali. Lingkungan sekitar yang terus berubah dan berganti tanpa bisa diprediksi menyebabkan organisasi akan selalu bergantung pada kemajuan teknologi informasi. Organisasi atau perusahaan akan kacau dan merasa kewalahan dalam melakukan perancangan kembali bila tidak ada teknologi informasi.

 

Apakah contoh aplikasi atau eksekusi dari tekhnologi informasi pada perancangan kembali?

1. Informasi dasar yang dibagikan, sehingga dapat membuat informasi tersedia pada banyak tempat sekaligus
2. Sistem tenaga ahli memungkinkan para karyawan dapat melaksanakan tugas spesialis
3. Jaringan komunikasi yang merata, memungkinkan organisasi dapat dipusatkan dan dipecah dalam waktu yang sama
4. Perlengkapan atau peralatan pengambilan keputusan, memungkinkan pengambilan keputusan menjadi bagian biasa dari pekerjaan sehari-hari
5. Komunikasi tanpa kabel yang mudah dibawa, memungkinkan tenaga lapangan bekerja secara mandiri dan nyaman
6. Cakram gambar interaktif, untuk mendapatkan koneksi langsung dengan pembeli yang berpotensi membeli
7. Pelaporan lokasi secara otomatis, memungkinkan untuk melaporkan dimana mereka berada bukan menunggu untuk ditemukan
8. Perhitungan perfoma tinggi, memungkinkan perencanaan dan perbaikan dengan waktu respon yang relatif cepat
9. Dalam pelaksanaan perancangan kembali yang harus dilakukan adalah menghapus penghalang atau penghambat proses yang terdapat pada masing-masing area atau daerah. Dan dengan teknologi informasilah, penghalang atau penghambat tersebut bisa sedikit demi sedikit dikurangi dan dihilangkan

Bagaimana contoh kasus aplikasi penerapan perancangan kembali?

Contoh aplikasi yang terjadi pada Rumah Tamu Permata

Rumah tamu permata yang terletak di kota semarang menjalankan suatu bisnis di bidang jasa yang mengelola penginapan. Pertumbuhan bisnis teresebut sangat baik namun tidak dikelola dan ditata dengan proses yang layak. Karena tidak dilakukan dengan baik, timbul keluhan dari konsumen atau pelanggan dan karyawan. Pengukuran perfoma bisnis tersebut dilakukan dengan suatu indikator perfoma.

Analisis pertama mengenai proses bisnis

Perancangan kembali akan digunakan sebagai metode dalam kasus tersebut. Hal ini dilakukan karena pada dasarnya metode ini untuk perbaikan dari perfoma suatu perusahaan. Memperbaiki dari aktivitas penerimaan tamu yang terbagi dalam sektor pemesanan tempat dan sektor penitipan barang. Perbaikan ini akan memengaruhi sistem pemesanan tempat dan kegiatan pelaporan barang yang rusak ke kantor yang terletak di depan. Perbaikan ini dilakukan juga di area organisasi yaitu dalam pembentukan dan pengolahan visi misis perusahaan, lalu struktur organisasi, lalu tata cara standar perfoma, dan penjelasan pekerjaan.

Analisis kedua mengenai perancangan kembali

Sebelum kita memasuki tahapan perancangan kembali, untuk mengetahui masalah utama yang terjadi dalam bisnis tersebut maka perlu dilakukan penggambaran tahapan proses bisnis awal. Dari penggambaran tahapan proses bisnis awal ini akan diketahui gambaran proses secara umum bukan spesifik. Tahap kedua yaitu menetapkan faktor sukses yang menjadi poin krisis dari bisnis tersebut. Diperoleh faktor sukses yang menjadi poin krisis yaitu sumber daya manusia, konsumen atau pelanggan dan sarana prasarana. Untuk memberi laporan dalam pencapaian faktor tersebut , maka diperlukan indikator perfoma kunci.

Tahapan berikutnya yaitu mengetahui model perfoma proses yang diperoleh dari indikator perfoma kunci. Hasilnya, didapatkan bila ada selisih dari hasil yang diterima dengan sasaran yang diinginkan dalam waktu satu tahu. Maka, dilakukan tahap yang berikutnya untuk mengurangi dan menghilangkan selisih yang terjadi, agar sasaran yang diimpikan sesuai dengan menjalani perancangan kembali. Pada tahap perancangan kembali, dilakukan beberapa langkah dan tingkatan yaitu memikirkan kembali, lalu merancang kembali, dan memenuhi kembali.

Analisis ketiga mengenai pemastian usulan proses bisnis

Analisis ini terdiri dari sistem pemesanan tempat dan penitipan barang . Kemudian pengecekan kebersihan, perlengkapan kamar yang ada semua, dan pelaporan barang rusak.

Analisis keempat mengenai perbaikan organisasi

Pada tahap ini perlu pengolahan visi misi dari perusahaan dan pengolahan struktur organisasi yang terdiri dari unsur penting dari beberapa bentuk pekerjaaan ahli, pengelompokan, tahapan perintah, area kendali, pemusatan, dan pemecahan. Lalu penggambaran pekerjaan di setiap bagian bergantung pada struktur, dan pengolahan langkah batas kerja.

Beberapa unsur dan elemen yang membuat tidak efisien proses bisnis tersebut adalah sarana-prasarana, organisasi tersebut, konsumen atau pelanggan, lalu sumber daya manusianya yang diketahui lebih detail dari indikator perfoma. Unsur atau elemen yang memengaruhi yaitu sarana prasarana yang dimiliki, lalu moral individu dan kesetiaan pekerja, kesopanan, kerapian, dan pelatihan. Elemen dari konsumen atau pelanggan yaitu tingkat kesukaan dan kenyamanan pelayanan, letak lokasi, harga jasa, dan koneksi dengan pelanggan.

Saran untuk meningkatkan perfoma yaitu dengan metode perancangan kembali dengan memperbaiki proses bisnis yang memengaruhi perfoma perusahaan. Perbaikan terdiri dari proses awal dan penyusunan tahapan berdasar tahapan bisnis yang diusulkan.

Dari perancangan kembali di peroleh penyusunan tahapan batasan operasional pekerja terdiri dari sistem pemesanan tempat dan penitipan barang. Lalu terdiri dari pengolahan dan pengecekan kamar dan pelaporan barang rusak.

Kesimpulan

Secara garis besar yang dapat diambil oleh kita yaitu perancangan kembali proses bisnis diperlukan oleh suatu organisasi karena dapat meningkatkan tingkat hasil jasa kepada pelanggan atau konsumen, memotong atau mengurangi biaya operasional sehari-hari, kemudian manajemen atau dewan perusahaan juga dapat memeroleh keuntungan secara maksimum dengan menekan bahkan menghapus biaya yang dilihat tidak penting. Tekhnologi Informasi merupakan salah satu hal yang berperan krusial atau viral dalam menjalankan perancangan kembali. Perubahan lingkungan yang berganti dan berubah secara terus-menerus tanpa bisa kita diprediksi dapat menyebabkan organisasi atau perusahaan bergantung pada kemajuan tekhnologi informasi. Sebuah organisasi atau perusahaan dapat merasa kacau dan kewalahan dalam melakukan perancangan kembali bila tidak ada tekhnologi informasi. Ada hal krusial yang perlu diperhatikan bila menginginkan kegiatan perancangan kembali berjalan secara sukses yaitu; tingkat pelayanan, tahapan kerja, lokasi kerja, improvisasi atau inovasi terus menerus tanpa henti, sumber daya tenaga kerja, dan sumber daya tekhnologi informasi.

Referensi

Olalla,Marta Fossas. Tahun 2000. Judul Information Technology in Business Process Reengineering. Dalam International Advances in Economic Research. Volume. 6 Nomer. 3
Grover & Malhotra (1997)
Talwar, R. tahun 1993. Judul Business re-engineering. dalam Long Range Planning, halaman 22-40.
Attaran, M., & Wood, G.tahun 1999. judul How to succeed at reengineering, MCB University Press. Dalam Management Decision,halaman 752-757
Andrew, D.C. and Stalick, S.K. tahun 1994. Judul Business reengineering: the survival guide. Di New Jersey: penerbit Prentice Hall, Inc.
Whitman, M. E., & Gibson, M. L. tahun 1997. Judul Factors affecting the use of information
technologi in business process reengineering. Dalam Information Resources Management
Journal (IRMJ), 10(3), halaman 5-17.
Hammer, M., & Champy, J. tahun 1993. Judul Reengineering the Corporation: A Manifesto For
Business Revolution Nicholas Brealey. Di New York.
Cross, K.F., Feather, J.J. and Lynch, R.L. tahun 1994, judul Corporate Renaissance, The Art of Reengineering, penerbit Blackwell Publishers, Cambridge, MA.
DAVENPORT, T. H. – SHORT, J. E. tahun 1990 judul The New Industrial Engineering: Information Technology and Business Process Redesign. Sloan Management Review
Wardhana, B.A, Pujotomo, D., Nugroho, S. tahun 2013,judul Usulan perbaikan proses bisnis dengan konsep bisnis proses redesain:Studi kasus Permata. Jurnal bisnis proses redesain,halaman 59-72.