Manajemen portofolio proyek
Saat ini banyak organisasi yang mempunyai proyek yang dijalankan,namun setiap proyek yang dipilih harus sesuai dengan kriteria dan tujuan organisaasi. Mengelola portofolio proyek sangat membantu organisasi dalam mengkategorikan proyek dan menyelaraskan proyek dengan tujuan organisasi mereka. Setiap proyek yang dijalankan perlu dievaluasi secara teratur untuk memastikan proyek tersebut berjalan dengan baik dan memenuhi target sehingga proyek tersebut membawa hasil yang diharapkan.
Manajemen portofolio merupakan proses manajemen dalam membuat keputusan dan kebijakan investasi, mencocokkan investasi dengan tujuan, mengalokasi aset untuk individu dan institusi, dan menyeimbangkan risiko terhadap kinerja. Manajemen portofolio adalah tentang menentukan kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman dalam pilihan hutang dan ekuitas, domestik dan internasional, pertumbuhan dan keamanan, dan banyak trade-off lainnya yang dihadapi dalam upaya memaksimalkan laba.
Dengan memilih proyek yang tepat dan memastikan ada sumber daya untuk menyelesaikannya, organisasi mendapatkan keunggulan kompetitif. Tetapi dengan sumber daya yang terbatas dan peluang proyek yang melimpah, organisasi dan kantor manajemen proyek berjuang dalam mengidentifikasi proyek, mengidentifikasi program, menyeleksi, melaksanakan dan merealisasi manfaat.
Kontributor:
Wahyu Salasi Nindyanti J.
Apa itu manajemen portofolio proyek?
MPP (Manajemen portofolio proyek) adalah suatu proses,metode dan teknologi yang dapat digunakan organisasi untuk mengatur, memprioritaskan dan mendapatkan keuntungan dari proyek. Pendekatan ini menguji kepada risiko setiap proyek, dana yang tersedia, kemungkinan durasi proyek, dan hasil yang diharapkan. Sekelompok pengambil keputusan dalam sebuah organisasi, yang dipimpin oleh seorang direktur Kantor Manajemen Proyek untuk dalam mengevaluasi keuntungan, manfaat dan prioritas setiap proyek dalam menentukan cara terbaik untuk menginvestasikan modal organisasi dan sumber daya manusia.MPP melibatkan pemilihan proyek mana yang harus dijalankan dan bagaimana mendanainya. Kelompok MPP akan memeriksa setiap proyek untuk menentukan terlebih dahulu apakah proyek tersebut mendukung tujuan dan sasaran bisnis. Proyek yang tidak sesuai dengan kriteria akan dieliminasi dari seleksi. Kelompok MPP juga akan memeriksa interkoneksi dan kontingensi antar proyek. Hubungan ini dapat mempengaruhi peringkat, prioritas, pendanaan dan pemilihan proyek dalam portofolio. Akhirnya, kelompok MPP akan memantau proyek yang sedang berjalan. Proyek dengan kinerja buruk dapat mempengaruhi proyek lain dalam portofolio, sehingga pemantauan proyek portofolio secara konsisten sangat diperlukan.
Siapa yang berkaitan dengan manajemen portofolio proyek?
MPP menyediakan manajer program dan proyek dalam organisasi besar, program / proyek yang didorong oleh kemampuan yang dibutuhkan untuk mengelola waktu, sumber daya, keterampilan, dan anggaran yang diperlukan untuk menyelesaikan semua tugas yang saling terkait. Ini menyediakan kerangka kerja untuk resolusi isu dan mitigasi risiko, serta visibilitas terpusat untuk membantu tim perencanaan dan penjadwalan untuk mengidentifikasi pendekatan tercepat, termurah, atau paling sesuai untuk menyampaikan proyek dan program.Manajemen Pipa
Ini adalah penentuan apakah dan bagaimana satu set proyek dalam portofolio dapat dilaksanakan oleh perusahaan dengan sumber pengembangan yang terbatas dalam waktu yang ditentukan. Manajemen dasar untuk pengelolaan pipa adalah kemampuan untuk menyelaraskan proses pengambilan keputusan untuk memperkirakan dan memilih proyek investasi modal baru dengan rencana strategis.
Pengelolaan sumber daya
Fokus pada penyebaran sumber daya organisasi yang efisien dan efektif di mana dan kapan dibutuhkan. Ini bisa mencakup sumber daya keuangan, persediaan, sumber daya manusia, keterampilan teknis, produksi dan desain. Selain alokasi sumber daya proyek, pengguna juga dapat memodelkan skenario sumber daya 'what-if', dan memperluas pandangan ini ke seluruh portofolio.Ubah kontrol
Penangkapan dan prioritas permintaan perubahan yang dapat mencakup persyaratan, fitur, fungsi, kendala operasional, tuntutan peraturan, dan penyempurnaan teknis baru. MPP menyediakan repositori utama untuk permintaan perubahan ini dan kemampuan untuk mencocokkan sumber daya yang ada untuk mengembangkan permintaan dalam batasan keuangan dan operasional proyek individual.Manajemen keuangan
Dengan MPP, Kantor Keuangan dapat meningkatkan akurasi mereka untuk memperkirakan dan mengelola sumber keuangan proyek atau kelompok proyek. Selain itu, nilai proyek dapat ditunjukkan dalam kaitannya dengan tujuan strategis dan prioritas organisasi melalui kontrol keuangan dan untuk menilai kemajuan melalui perolehan nilai dan teknik keuangan proyek lainnya.
Manajemen keuangan
Dalam MPP terdapat Kantor Keuangan yang dapat meningkatkan akurasi mereka untuk memperkirakan dan mengelola sumber keuangan proyek atau kelompok proyek. Selain itu, nilai proyek dapat ditunjukkan dalam kaitannya dengan tujuan strategis dan prioritas organisasi melalui kontrol keuangan dan untuk menilai kemajuan melalui perolehan nilai dan teknik keuangan proyek lainnya.
Manajemen risiko
Analisis sensitivitas risiko berada di dalam setiap proyek, sebagai dasar untuk menentukan tingkat kepercayaan di seluruh portofolio. Integrasi manajemen risiko biaya dan jadwal dengan teknik untuk menentukan rencana respons risiko dan kontingensi, memungkinkan organisasi untuk mendapatkan pandangan objektif mengenai ketidakpastian proyek.Kapan manajemen portofolio proyek mulai digunakan?
Pada awal tahun 2000-an, banyak vendor MPP yang telah menyadari bahwa layanan pelaporan portofolio proyek hanya ditujukan untuk kebutuhan manajemen portofolio proyek yang lebih luas di pasar. Para vendor yang lebih senior muncul, para vendor duduk di tingkat manajemen dan eksekutif di atas pelaksanaan tugas dan manajemen jadwal yang terperinci, dan membutuhkan fokus yang lebih besar pada perbaikan proses dan memastikan kelangsungan portofolio sesuai dengan tujuan strategis keseluruhan. Selain itu, karena cakupan, ukuran, kompleksitas, dan penyebaran portofolio organisasi yang tersebar secara umum terus berkembang, diperlukan visibilitas yang lebih besar dari pekerjaan proyek di seluruh perusahaan, yang terkait dengan pemanfaatan sumber daya dan perencanaan kapasitas yang lebih baik.Mengapa manajemen portofolio proyek begitu penting?
Manajemen portofolio proyek begitu penting karena untuk membantu organisasi dalam memperoleh informasi dan memilah proyek sesuai dengan kriteria,serta menentukan bauran sumber daya yang optimal untuk pengiriman dan menjadwalkan kegiatan agar mencapai tujuan operasional dan keuangan organisasi dengan sebaik-baiknya, sekaligus menghormati keinginan yang dipaksakan oleh pelanggan, sasaran strategis, atau faktor dunia nyata eksternal. MPP sangat penting untuk sebuah proyek menjadi sukses dan berjalan dengan baik sesuai dengan target dan tujuan.Bagaimana cara menggunakan manajemen portofolio proyek dengan baik?
Manajemen portofolio proyek membantu proyek perencanaan kepemimpinan dan memprediksi hasil. Untuk merencanakan secara efektif, PMO menggunakan alat manajemen portofolio proyek seperti perangkat lunak manajemen portofolio proyek, alat analisis skenario dan spreadsheet kuno yang baik, selain perangkat lunak lain yang digunakan oleh manajer proyek.Beberapa manfaat menggunakan alat manajemen portofolio proyek yaitu:
- Mengakomodasi manajemen portofolio proyek di tingkat perusahaan
- Tawarkan antarmuka dan fungsionalitas yang mudah digunakan
- Berikan fitur online yang ditingkatkan untuk kolaborasi dan komunikasi jarak jauh
- Berikan laporan dan analisis yang kuat
Sering kali bisnis dan organisasi yang mengambil beberapa proyek memiliki karyawan dan anggota tim yang bekerja dari jarak jauh. Bila Anda memiliki banyak anggota tim yang bekerja dari berbagai lokasi, komunikasi yang efektif bisa menjadi sulit. Alat manajemen portofolio proyek terbaik dapat diakses secara online, menghilangkan hambatan komunikasi.
Ketika komunikasi disederhanakan melalui satu pusat hubungan anda dapat :
- Terhubung dan berkoordinasi dengan semua anggota tim dan berikan update status secara real-time
- Melacak, berbagi dan menyimpan data, berkas dan umpan balik
- Jawab pertanyaan dan selesaikan masalah dengan lebih cepat
- Cepat dan mudah data tambang yang bisa dibagi dengan pemangku kepentingan
Alat manajemen portofolio perusahaan yang baik harus menawarkan opsi pelaporan yang kuat. Data laporan memberikan perspektif eksekutif dan manajer yang memungkinkan mereka memprediksi proyek apa yang memerlukan sumber daya yang berlebihan dengan menyoroti proyek atau keadaan aktif yang mungkin bertindak sebagai penghalang bagi tujuan organisasi.
Alat pelaporan MPP juga memungkinkan perusahaan untuk secara aktif memantau setiap aspek proyek saat ini dan potensi proyek, termasuk analisis anggaran, peramalan dan analisis risiko / penghargaan.
Anggaran proyek perorangan mungkin akan berakhir, namun penggunaan alat MPP secara efektif dapat membantu perusahaan melihat potensi dampaknya terhadap proyek lain dan menentukan apakah melanjutkan dengan proyek yang sudah melebihi anggaran akan menimbulkan masalah dalam hal kelebihan dana berlipat ganda di area lain. Ketika proyek tertinggal, kepemimpinan memiliki kemampuan untuk menahan potensi efek dengan menggunakan teknik manajemen portofolio proyek.
Pelaporan membuat pengelolaan portofolio proyek faktual dan terinformasi yang pada gilirannya membantu menetapkan harapan di dalam perusahaan mengenai proyek apa yang seharusnya dilakukan dan tidak boleh dilakukan.
Kesimpulan
Manajemen portofolio proyek sangat penting karena jika terjadi kesalahan dalam menjalankan sebuah proyek dan menghilangkan potensi resiko yang akan terjadi karena kurangnya informasi atau sitem yang tersedia. Manajemen portofolio proyek juga membantu organisasi dalam berkonsentrasi pada strategi sehingga membantu dalam pencapaian target dan memaksimalkan sumber daya yang tersedia.MPP menyediakan manajer program dan proyek dalam organisasi besar, program / proyek yang didorong oleh kemampuan yang dibutuhkan untuk mengelola waktu, sumber daya, keterampilan, dan anggaran yang diperlukan untuk menyelesaikan semua tugas yang saling terkait. Manager proyek sering menghadapi kesulitan yang timbul dari kurangnya persiapan dalam perencanaan sehingga bisa terjadi penarikan proyek. Maka dari itu MPP menyediakan kerangka kerja untuk resolusi isu dan mitigasi risiko, serta visibilitas terpusat untuk membantu tim perencanaan dan penjadwalan untuk mengidentifikasi pendekatan tercepat, termurah, atau paling sesuai untuk menyampaikan proyek dan program.
Manajemen portofolio proyek membantu proyek perencanaan kepemimpinan dan memprediksi hasil. Untuk merencanakan secara efektif, Manajer Proyek menggunakan alat manajemen portofolio proyek seperti perangkat lunak manajemen portofolio proyek, alat analisis skenario dan spreadsheet, selain perangkat lunak lain yang digunakan oleh manajer proyek. Selain itu terdapat teknik untuk mengukur manajemen portofolio proyek yang bertujuan untuk mendukung proses pelaksanaan manjement portofolio proyek. Teknik yang digunakan harus dilakukan dengan pertimbangan dan tujuan organisasi. Untuk menentukan keberhasilan suatu proyek semua manager proyek harus bersungguh-sungguh dalam menjalankan proyek dan memiliki kesadaran guna mencapai target dan tujuan dari organisasi.
