Manajemen proses bisnis

Manajemen proses bisnis bersifat menganalisis Proses yang ada, merancang proses baru, dan mengoptimalkan proses yang disediakan oleh berbagai alat dan metodologi. BPM bukan suatu sistem yang kaku, karena perbaikan proses memerlukan perubahan terus-menerus. Diantaranya sesuatu hal yang dikaitkan dengan sistem mutu, isu terkini dalam kehidupan ekonomi terdapat keterkaitan dengan konsep sistem mutu, dan banyak perusahaan Di seluruh dunia berinvestasi dalam sistem semacam itu.

---

Kontributor:
Syaifudin Achmar

---

Pengertian umum

Manajemen proses bisnis (BPM) merupakan bagian manajemen operasi yang mengkaji peningkatan kinerja perusahaan mencapai proses bisnis perusahaan yang terkelola dengan optimal. Oleh karenanya dapat digambarkan sebagai "proses optimasi proses". BPM juga memungkinkan organisasi lebih efisien, efektif serta mampu berubah hingga dapat mempengaruhi biaya dan pendapatan sebuah organisasi. Hal ini bertolak belakang daripada pendekatan manajemen hierarkis tradisional yang terfokus secara fungsional.

Proses merupakan aset penting dalam BPM agar sebuah organisasi dapat dipahami, dikelola, dan dikembangkan untuk memberitahukan produk dan layanan bernilai tambah kepada klien atau pelanggan dalam pendekatan pembuatan kebijakan. Pendekatan ini sangat mirip dengan manajemen kualitas total lainnya atau metodologi proses perbaikan berkelanjutan dan pendukung. BPM juga mengklaim bahwa pendekatan ini dapat didukung, atau dimungkinkan, melalui teknologi. Daripada itu, banyak artikel BPM dan ilmuwan sering membahas BPM dari satu maupun dua sudut pandang: orang dan / atau teknologi.

Pengertian menurut para ahli

Menurut BPM Institute, yaitu suatu proses bisnis perusahaan end-to-end perusahaan yang ber definisi, perbaikan dan pengelolaan, memiliki tiga hasil penting bagi perusahaan berbasis kinerja dan berbasis pelanggan dalam hal kejelasan arah strategis, selaras dengan sumber daya perusahaan, serta meningkatnya disiplin dalam operasi sehari-hari.

Menurut Asosiasi Profesional Manajemen Proses Bisnis, BPM yaitu Suatu cara untuk mengidentifikasi, merancang, melaksanakan, mendokumentasikan, mengukur, memantau, dan mengendalikan baik proses bisnis otomatis maupun non-otomatis, tercapai hasil yang konsisten dan target sesuai tujuan strategis sebuah organisasi dengan metode pendekatan disiplin. melibatkan definisi, perbaikan, inovasi, dan pengelolaan bisnis end-to-end yang disengaja, kolaboratif yang semakin didukung untuk mendorong hasil bisnis, menciptakan nilai, dan memungkinkan sebuah organisasi memenuhi tujuan bisnisnya dengan lebih banyak ketangkasan. BPM memungkinkan perusahaan menyelaraskan proses dengan strategi bisnisnya untuk menghasilkan kinerja perusahaan efektif secara keseluruhan melalui peningkatan aktivitas kerja tertentu baik di departemen tertentu, seluruh perusahaan, atau di antara organisasi.

Menurut Koalisi Pengelolaan Workflow dan BPM.com serta beberapa sumber lainnya menganut definisi bahwa suatu disiplin yang melibatkan kombinasi permodelan, otomasi, pelaksanaan, pengendalian, pengukuran dan optimalisasi arus aktivitas bisnis, untuk mendukung tujuan perusahaan, mencakup sistem, karyawan, pelanggan dan mitra di dalam dan di luar batas perusahaan. Sedangkan Menurut Gartner, yaitu Disiplin mengelola proses (bukan tugas) sebagai sarana meningkatkan hasil kinerja bisnis dan kelincahan operasional. mencakup batasan organisasi, menghubungkan bersama orang, arus informasi, sistem dan aset lainnya untuk menciptakan dan menilai kepada pelanggan serta banyaknya pemilih.

Dari beberapa definisi di atas, membingungkan antara BPM dengan BPM suite (BPMS). Biasanya yang dilakukan oleh orang-orang yaitu BPM disiplin profesional, sedangkan perangkat teknologi yang dirancang untuk membantu para profesional BPM mencapai tujuan mereka yaitu BPMS. Dapat dimengerti bahwa BPM tidak perlu bingung dengan aplikasi atau solusi yang dikembangkan untuk menunjang proses tertentu. Otomatisasi proses bisnis merupakan cara yang mewakili suites dan solusi, namun dari BPM otomatisasi merupakan salah satu dari sekian aspeknya.

Perubahan dan perkembangan

Timbul dari masalah penjadwalan job shop di awal abad 20, Konsep proses bisnis mungkin sama tradisionalnya dengan konsep tugas, departemen, produksi, dan keluaran. Pendekatan manajemen dan perbaikan pada tahun 2010, dengan definisi formal dan permodelan teknis, telah ada sejak awal tahun 1990an. Istilah "proses bisnis" kadang-kadang digunakan oleh praktisi TI sebagai sinonim dengan pengelolaan proses middleware atau dengan penggabungan tugas perangkat lunak aplikasi.

Meskipun BPM pada awalnya mengkaji pada otomasi proses bisnis dengan penggunaan teknologi informasi, namun saat ini telah diperluas untuk mengintegrasikan proses berbasis manusia ketika terjadi interaksi manusia secara seri atau paralel dengan penggunaan teknologi. misalnya, sistem manajemen alur kerja dapat menetapkan langkah-langkah individu yang membutuhkan penampilan intuisi atau penilaian manusia terhadap manusia yang relevan dan tugas lainnya dalam alur kerja ke sistem otomatis yang relevan. Variasi yang lebih baru seperti "manajemen interaksi manusia" berkaitan dengan interaksi antara pekerja manusia yang melakukan suatu tugas.

Pada tahun 2010, misalnya six sigma, kopling BPM dimungkinkan dengan metodologi lain melalui teknologi. Beberapa alat BPM seperti SIPOC, arus proses, RACI, CTQ dan histogram memungkinkan pengguna untuk:

• memvisualisasikan - fungsi dan proses

• mengukur - menentukan ukuran yang tepat untuk menentukan keberhasilan

• menganalisa - membandingkan berbagai simulasi untuk mengetahui perbaikan yang optimal

• memperbaiki - memilih dan menerapkan perbaikan

• mengendalikan - menerapkan pelaksanaan menggunakan dasbor yang ditentukan pengguna, memantau peningkatan secara real time dan memberi informasi kinerja kembali ke dalam model kesediaan dalam persiapan untuk perbaikan berikutnya.

• re-engineer - merubah proses dari nol untuk hasil yang lebih baik

Diantaranya manfaat menyiapkan perubahan pada proses bisnis berdasar data dunia nyata (tidak hanya berdasar pengetahuan).kopling metodologi BPM juga ke industri memungkinkan pengguna untuk terus merampingkan dan mengoptimalkan proses dalam memastikan sesuai kebutuhan pasar.

Ketika tahun 2012, BPM diteliti membawa pengaruh atau perhatian terhadap kepatuhan proses bisnis. Meskipun aspek kuncinya adalah fleksibilitas, Karena memang proses bisnis terus menerus perlu disesuaikan dengan perubahan lingkungan, kepatuhan terhadap strategi bisnis, kebijakan dan peraturan pemerintah juga harus dipastikan. kepatuhan merupakan suatu hal yang sangat penting bagi organisasi pemerintah. Pada tahun 2010 pendekatan BPM dalam artian pemerintah sebagian besar berfokus pada proses operasional dan representasi pengetahuan. akan tetapi peneliti jarang melakukan aktivitas kepatuhan hukum walaupun banyak penelitian teknis mengenai proses bisnis operasional dalam sektor publik atau swasta , misalnya tentang proses pelaksanaan hukum di badan administrasi publik.

 

Siklus hidup 

Sistem dalam pengelolaan proses bisnis dapat dikelompokkan ke dalam kategori seperti desain, permodelan, eksekusi, pemantauan, dan pengoptimalan.

• Desain

Proses yang dirancang dengan mengidentifikasi proses yang ada dan desain proses "to-be". Berfokus pada wujud dari arus proses, faktor yang ada, peringatan dan pemberitahuan, eskalasi, prosedur standar operasi, perjanjian tingkat layanan, dan mekanisme penanganan tugas. Terlepas dari apakah proses yang ada dipertimbangkan, tujuan langkah ini untuk memastikan rancangan teoretis yang benar dan efisien disiapkan. Perbaikan yang diusulkan bisa terjadi pada alur kerja manusia-ke-manusia, manusia-ke-sistem atau sistem ke sistem, dan mungkin menargetkan tantangan peraturan, pasar, atau persaingan yang dihadapi oleh bisnis. Dengan demikian, Proses yang ada dan desain proses baru untuk berbagai aplikasi harus padu tersambung serta tidak menimbulkan gangguan dalam prosesnya.

• Permodelan

Rancangan teoretis dan memperkenalkan kombinasi variabel merupakan cara yang digunakan dalam permodelan. Dapat dimengerti bahwa biaya sewa atau bahan yang berubah-ubah, menentukan bagaimana operasional proses dalam situasi yang berbeda. Mungkin juga dapat melibatkan menjalankan "analisis bagaimana-jika" (Kondisi-kapan, jika, lain) pada proses: " jika saya memiliki 50% sumber daya untuk melakukan tugas yang sama, lalu bagaimana?" "Bagaimana jika saya ingin melakukan pekerjaan yang sama dengan 55% biaya saat ini?".

• Eksekusi

Langkah-langkah dalam proses yang perlu dijalankan dengan dikembangkan atau dibeli, adalah salah satu cara untuk mengotomatisasi proses; tetapi, dalam praktiknya, langkah proses yang akurat atau menyeluruh sesuai langkah-langkahnya di aplikasi ini sangat jarang ditemui. ada juga dengan kombinasi perangkat lunak dan intervensi manusia; Namun lebih kompleks, menjadikan proses dokumentasi menjadi sulit.

Menanggapi permasalahan tersebut, dikembangkan perangkat lunak yang memungkinkan proses bisnis secara penuh (misalnya proses perancangan kegiatan), yang akan didefinisikan dalam bahasa komputer dapat langsung dijalankan oleh komputer. Modelnya dapat dijalankan melalui mesin eksekusi yang menjalankan modelnya dan mengotomatisasi proses secara langsung dari model (misalnya menghitung rencana pelunasan pinjaman) atau, bila terlalu rumit diotomatisasi, Business Process Modeling Notation (BPMN) memberikan kemampuan front-end untuk input manusia. Dibandingkan dengan pendekatan sebelumnya, eksekusi sebuah definisi secara langsung lebih mempermudah proses sehingga lebih mudah diperbaiki. Kendalanya, mengotomatisasi definisi proses memerlukan infrastruktur yang fleksibel dan komprehensif, biasanya di lingkungan TI yang lama dapat menerapkan penerapan sistem ini. Sebaiknya aturan bisnis dapat digunakan untuk mendorong eksekusi dan resolusi proses, Karena telah dapat memberikan definisi tentang perilaku pemerintahan .

• Pemantauan

Mencakup pelacakan proses individual, dapat dilihat dengan mudah informasi tentang keadaan mereka, dan satu atau lebih proses dapat disediakan dalam statistik kinerja. Contohnya, pesanan pelanggan dapat ditentukan keadaannya (misalnya pesanan tiba, menunggu pengiriman, faktur dibayar),jadi dapat diidentifikasi dan diperbaiki masalah dalam operasinya..

Dalam perbaikan proses yang terhubung, dapat juga bekerja dengan pelanggan dan pemasok. Contohnya, tindakan seberapa cepat pesanan pelanggan diproses atau berapa pesanan yang diproses pada minggu lalu. Tiga kategori yang cenderung sesuai dengan langkah ini: waktu siklus, tingkat cacat, dan produktivitas.

Pemantauan informasi, terkait evaluasi dan analisis bisnis saling ketergantungan dan bagaimana bisnis menginginkannya dipantau, secara real-time, mendekati waktu nyata atau ad hoc. Pemantauan aktivitas bisnis (BAM) dengan diperluas dan memperluas alat pemantau yang umumnya disediakan oleh BPMS.

Berhubungan dengan prosesnya, terkait sekumpulan metode dan alat proses penambangan. Tujuannya membandingkan dengan model proses apriori dan menganalisis melalui pemantauan proses dengan cara log peristiwa yang diekstraksi. Proses ini memungkinkan analis proses untuk mendeteksi perbedaan antara pelaksanaan proses aktual dan model apriori serta untuk menganalisa kemacetan.

• Optimasi

Yaitu mengoptimalkan proses yang mencakup pengambilan informasi kinerja dari tahap permodelan atau pemantauan untuk penghematan biaya atau perbaikan lainnya dengan mengetahui potensi atau kemacetan aktual dan peluang yang berpotensi; Dan kemudian, perangkat tambahan diterapkan dalam perancangan proses. Ketika proses alat pertambangan mampu menemukan aktivitas dan kemacetan kritis, maka tercipta nilai bisnis yang lebih besar. Apabila terlalu rumit atau tidak efisien, juga pengoptimalan tidak mengambil output yang diinginkan, maka akan direkayasa ulang keseluruhan siklus proses oleh komite pengarah perusahaan yang diketuai oleh presiden / CEO. Agar tercapai efisiensi dan produktivitas kerja, sehingga harus digunakan Business process reengineering (BPR).

 

Suites/Perangkat Lunak

Terkait dengan sistem, perangkat lunak perusahaan yang memanfaatkan konsep manajemen Proses Bisnis untuk mengatur dan mengotomatisasi proses untuk dikembangkannya sebuah pasar. Terjadi Pemusatan baru-baru ini dari perangkat lunak yang potongan berbeda seperti, aturan bisnis mesin, permodelan proses bisnis, pemantauan aktivitas bisnis dan Human Workflow yang telah melahirkan suites Manajemen Proses Bisnis terpadu. Forrester Research, Inc mengenali ruang suites BPM melalui tiga lensa berbeda:

• BPM human-centric
• Integrasi-centric BPM (Enterprise Service Bus)
• BPM-document-centric (Dynamic Case Management)

 

Contoh kasus terkait BPM

Terdapat kasus tentang Proses investigasi Manajemen di perusahaan dengan kualitas Sistem: sebuah studi multi-kasus. Dilakukan oleh Jon Iden, seorang yang bekerja di Departemen Strategi dan Manajemen, Norwegian School of Economics, Bergen, Norwegia.

Konsep dasar manajemen mutu, diterapkan di berbagai sektor untuk mengendalikan operasional Kinerja dan memastikan keunggulan produk dan layanan mereka. Beberapa ahli berkontribusi terhadap pemahaman konseptual tentang manajemen mutu dan Penetrasi meluas dalam bisnis. Diantaranya, European Foundation for Quality Manajemen dengan Excellence Model (EFQM), Kualitas Nasional Malcolm Baldrige Program dengan National Quality Award (MBNQA) dan Organisasi Internasional Standardisasi dengan standar ISO-nya sangat berpengaruh. Individu Seperti Philip Crosby, W. Edwards Deming, Armand Feigenbaum, Kaoru Ishikawa, Joseph Juran, dan Taiichi Ohno sering merasa terhormat atas kontribusi mereka terhadap Pengembangan dan penetrasi manajemen mutu di industri (Beckford, 2010).

Manajemen mutu adalah konsep yang menyeluruh namun tidak tepat. Beberapa Penulis menekankan sudut pandang misalnya orientasi pelanggan, jaminan kualitas, proses Orientasi, dan perbaikan terus menerus (Bank, 1993; Harrington, 1991; Oakland, 2000), sementara yang lainnya lebih memperhatikan keterlibatan pekerja, pemberdayaan, dan Kerja tim (Cartin, 1993; Ho, 1994). Salah satu pelaksanaan utama manajemen mutu di sebuah perusahaan adalah system tergantung kualitasnya.

Pertanyaan penelitian- Apakah perusahaan yang telah berinvestasi dalam mendokumentasikan proses mereka dengan kualitas Sistem juga mengelola prosesnya?

Temuan- setelah diteliti, ditemukan bahwa proses Pengelolaan tidak dihasilkan oleh investasi dalam sistem mutu. Terjadi Karena eksekutif bisnis tidak terlalu memperhatikan proses bisnisnya Setiap hari, belum dilembagakanya proses akuntabilitas, tujuan proses eksplisit Jarang diatur dan diukur serta jarang ditemukanya praktik perbaikan yang terus-menerus. Para eksekutif seakan-akan melihat system kualitas mereka bagaikan artefak yang dipaksakan padanya, bukan sebagai Suatu Sumber daya berharga untuk mengelola dan mengembangkan perusahaannya.

Dalam praktik pelaksanaanya - Pertama, perusahaan tidak mengetahui tercapainya kepuasan pelanggan dan terpenuhinya persyaratan kualitas mengenai kebenaranya tanpa manajemen proses. Gagasan tentang kualitas apa Manajer bisa melakukan untuk bergerak menuju manajemen proses yang konsekuen diberikan. Kedua, Temuan menantang pengaturan sertifikasi saat ini. Meskipun sebuah perusahaan tertentu bersertifikat, Kesenjangan substansial mungkin ada antara bagaimana proses dijelaskan dalam sistem mutu dan bagaimana Mereka dipraktekkan oleh karyawan. Ini harus didiskusikan oleh mereka yang mempertimbangkan sistem mutu Sebagai jaminan tertulis untuk kualitas yang terkelola.

Orisinalitas / nilai - Dalam studi multi kasus ini, memang begitu ditemukan bahwa sistem mutu dipandang sebagai sesuatu yang dipaksakan pada perusahaan. Sistem mutu adalah suatu Prasyarat untuk melakukan bisnis, dan investasi terutama merupakan konsekuensi dari perintah eksternal, Tuntutan dan harapan. Dalam artian sistem mutu, manajemen proses tidak diperdulikan oleh perusahaan dalam pengembangan praktik organisasi dan manajemen yang lebih baik ; mereka Prihatin tentang memuaskan kebutuhan eksternal agar dapat bertahan dalam bisnis.

Penelitian ini tidak menyimpulkan hal itu Sistem mutu pada umumnya tidak ada nilainya. Apa yang ditemukan dalam studi ini yaitu perusahaan tidak Mengambil keuntungan dari potensi yang dibawa sistem ini untuk operasional dan strategis Kontrol penciptaan nilai horisontal. pertanyaan tentang apa manfaat praktis konkret Sebuah sistem mutu menyediakan, berbagai komentar diberikan. terutama dengan karyawan baru, Banyak perusahaan menyatakan bahwa mereka Menggunakan sistem untuk tujuan pelatihan. Selanjutnya, banyak kepuasan dengan fakta bahwa mereka sekarang memiliki satu tempat sentral di mana karyawan dapat menemukannya Template, prosedur, dan sumber daya lain yang mereka gunakan secara teratur. Banyak Menyatakan bahwa inilah atribut yang memberi mereka nilai paling besar. Perusahaan juga Puas bahwa sistem mutu telah menghasilkan standarisasi kinerja; "sama Kasus sekarang ditangani dengan cara yang sama, "seperti yang diungkapkan oleh satu orang yang diwawancarai. Banyak Perusahaan juga memiliki solusi untuk mengelola deviasi operasional sebagai bagian dari perusahaan mereka terkait Sistem mutu, dimana karyawan dapat melaporkan kejadian. Ketika diberitahu oleh beberapa orang yang diwawancarai bahwa solusi ini telah mengurangi jumlah interupsi dalam produksi, dan Akibatnya, kenaikan keuntungan.

Teknologi

Solusi intelijen operasional (OI) yang untuk memberikan informasi real-time menganggap BPM sebagai komponen pentingnya dan dapat ditindaklanjuti. Ditindaklanjuti dengan berbagai cara - peringatan dapat dikirim atau keputusan eksekutif dapat dibuat menggunakan dasbor real-time. Solusi OI menggunakan informasi real-time untuk mengambil tindakan otomatis berdasarkan peraturan yang telah ditentukan sehingga langkah-langkah keamanan dan atau proses manajemen pengecualian dapat dimulai. Oleh demikian, pandangan beberapa orang terhadap BPM sebagai "jembatan antara Teknologi Informasi dan Bisnis.". Sebenarnya, argumen dapat dibuat bahwa "pendekatan holistik" ini menjembatani organisasi dan teknologi.

Empat komponen penting dari BPM Suite, yaitu:

• Process engine – mencakup aturan bisnis, platform yang kuat untuk pemodelan dan pelaksanaan aplikasi berbasis proses
• Analisis bisnis - identifikasi masalah, tren, dan peluang bisnis dengan laporan dan dasbor, bereaksi sesuai dengan itu yang dimungkinkan oleh para manajer
• Pengelolaan konten - menyimpan dan mengamankan dokumen elektronik, gambar, dan file lainnya yang disediakan sistem
• Alat kolaborasi - komunikasi intra dan antardepartemen melalui forum diskusi, ruang kerja dinamis, dan papan pesan dengan dihapus hambatanya

Banyak masalah TI kritis yang ditangani BPM yang mendasari para pembalap bisnis ini, termasuk:

• Mengelola proses end-to-end, customer-facing
• Mengkonsolidasikan data dan meningkatkan visibilitas ke dan mengakses data dan informasi terkait
• Meningkatkan fleksibilitas dan fungsionalitas dari infrastruktur dan data terkini
• Mengintegrasikan dengan sistem yang ada dan memanfaatkan arsitektur berorientasi layanan (SOA)
• Menetapkan bahasa yang sama untuk keselarasan bisnis-TI

Vendor dan pengguna harus mengetahui masalah teknis terkait validasi BPMS, karena kepatuhan terhadap peraturan adalah wajib. Tugas dapat dilakukan baik oleh pihak ketiga yang dikonfirmasi atau oleh pengguna itu sendiri. Either way, dokumentasi validasi perlu dibuat. Dokumen validasi biasanya dapat dipublikasikan secara resmi atau dipertahankan oleh pengguna.

Kesimpulan

Manajemen proses bisnis memiliki kedinamisan dalam mewujudkan sistem di lingkungan kerja. Banyak pendapat para ahli yang mengatakan bahwa kata kuncinya adalah fleksibilitas, Karena memang proses bisnis terus menerus perlu disesuaikan dengan perubahan lingkungan, kepatuhan dan kebijakan pemerintah. Dalam perkembanganya banyak organisasi maupun perusahaan yang memerlukan praktik dari sistem manajemen proses bisnis.salah satunya Konsep sistem mutu, adalah isu terkini dalam kehidupan ekonomi, dan banyak perusahaan Di seluruh dunia berinvestasi dalam sistem semacam itu, namun ternyata faktanya manajemen proses tidak diperdulikan oleh perusahaan dalam pengembangan praktik organisasi dan manajemen yang lebih baik ; mereka Prihatin tentang memuaskan kebutuhan eksternal agar dapat bertahan dalam bisnis.

Referensi

laudon-management-information-systems-13th-global-edition-c2014-1
Article: Business Process Management (BPM) and The Business Process www.6sigma.us
Articles | BPMInstitute.org www.bpminstitute.org
Business process management - Wikipedia en.wikipedia.org
Emerald | Business Process Management Journal information www.emeraldgrouppublishing.com